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Envie de devenir secrétaire ? Suivez le guide

Vous aimez être indispensable ? Vous êtes toqué de l’organisation sur post-it, et notez le moindre rendez-vous dans votre agenda ? Envisagez le secrétariat

Secrétariat bonjour, puis-je prendre votre message ?. Cette phrase, qui sortira des dizaines de fois par jour de votre bouche, deviendra votre leitmotiv. Mais le secrétariat ne se limite pas au simple fait de répondre au téléphone.

Le secrétariat au cœur de l’entreprise

L’organisation est le maître mot du secrétaire. Accueil des visiteurs, messages téléphoniques, prises de rendez-vous, rédaction du courrier, gestion d’agendas, préparation de réunions ou colloques, classement de dossier ou encore saisie de documents ou du budget, les missions de secrétariat sont variées.
Les occupations d’une secrétaire peuvent être sensiblement différentes selon qu’elle soit au service d’un notaire, un architecte, un médecin, un avocat ou une PME du bâtiment… Quant aux postes de secrétariat de direction ou d’assistante, les responsabilités sont plus larges encore puisqu’il s’agit de seconder un dirigeant en le déchargeant de toute tâche administrative.

Une profession essentiellement féminine

Près de 97 % des secrétaires sont des femmes sur les 650 000 secrétaires répartis dans tous les secteurs d’activité. Les zones géographiques où l’on trouve le plus de secrétaires sont l’Ile-de-France, le Sud-est, le Sud-ouest et l’Alsace. Malgré les départs en retraite des professionnels en poste, les embauches reculent ces dernières années tandis que le nombre de diplômés augmente. Cependant, les emplois des secrétaires sont relativement stables même si les trois à cinq premières années passent parfois par l’intérim.

Organisation, autonomie, hiérarchisation

Pour devenir secrétaire, le sens du contact est un atout majeur, de même que le goût d’informer et de communiquer. Dans certains domaines, des facilités en langues sont exigées. Outre l’organisation, la secrétaire se doit aussi d’être méthodique, discrète, courtoise et autonome. Savoir prendre des initiatives est un des aspects les plus importants de ce métier administratif. La maîtrise des logiciels de traitement de texte ainsi qu’une prise de note rapide sont indispensables. Enfin, hiérarchiser les tâches du plus au moins important requiert une grande capacité d’adaptation.

Soyez ambitieux, visez le bac+2 minimum

Si le bac professionnel gestion-administration est une première porte d’entrée dans le milieu du secrétariat, le niveau de formation des secrétaires est généralement BTS, DUT. Il est donc conseillé de poursuivre des études après le bac au risque d’être trop léger sur le CV en comparaison de nombreux autres candidats à un poste. Pourquoi ne pas compléter votre bac +2 par une licence professionnelle ou une année de spécialisation ? Avoir une compétence complémentaire dans le domaine comptable ou commercial peut également vous permettre de vous démarquer. Si vous souhaitez vous orienter dans le secrétariat en cabinet d’avocat, n’oubliez pas d’ajouter le droit à votre panel de connaissance.

Le salaire débutant d’une secrétaire est de 1600 € et peut atteindre les 2000 € bruts par mois selon le niveau de formation et de spécialisation.

Coralie Pierre

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